De ontwikkeling naar een wendbare organisatie was al enige tijd gaande. Maar met de komst van de pandemie Corona zijn we meer dan ooit toe aan wendbaarheid, een andere manier van werken. Van Dale omschrijft wendbaar als volgt: “makkelijk draaiend of manoeuvrerend”.
Een wendbare facilitaire organisatie is afhankelijk van 3 belangrijke onderdelen;
- Wendbare strategie afstemmen en opstellen
- Contract- en leveranciers management
- Werkplek & Mindset
Strategie afstemmen op de visie
Allereerst moet de facilitaire strategie natuurlijk naadloos aansluiten bij de bedrijfsstrategie van het primaire proces. Door de veranderende omgeving is het belangrijk om de facilitaire strategie te herzien en waar nodig aan te passen. Met nadruk op de focus; wat is een belangrijk en kenmerkend uitgangspunt. Hierover kan in een multidisciplinair team vanuit verschillende afdelingen gebrainstormd worden. Door het verzamelen van de kennis vanuit de verschillende invalshoeken (HR, ICT, klantgroep) en het bereiken van een gezamenlijke visie kan de volgende stap worden genomen.
Contract- en leveranciersmanagement
De volgende stap is het aanpassen van de lopende en eventuele nieuwe contracten naar wendbare contracten. Zoek, in goed overleg met de leveranciers, uit hoe er flexibel gereageerd kan worden op een veranderende behoefte. Ga samen na waar de focus nu ligt, wat een vast gegeven is en wat niet.
Hiervoor is het belangrijk om goed te weten wat er binnen de facilitaire organisatie speelt en om grip te hebben op de verschillende kosten. Door tijdig te kunnen schakelen en een andere koers te kiezen kan snel resultaat neergezet worden.
Als voorbeeld: wanneer er wordt gekozen om een tweedaagse werkweek op kantoor en de overige dagen vanuit huis te stimuleren, dienen een aantal zaken opgepakt te worden:
- Aanpassen van huisvesting (kleinere omvang, lagere vaste kosten);
- Beoordelen werkplek op kantoor, meer focus op ontmoeten en vergaderen;
- Focus op de thuiswerkplek (welke faciliteiten kun je bieden, zijn hiervoor andere leveranciers nodig);
- Benodigde dienstverlening op kantoor (scope opnieuw definiëren);
- Last but not least; flexibele schil inregelen t.b.v. werkplekken (flex werk/ overleg plekken)
Overall betekent dit vooral dat er grip gehouden moet worden op de organisatie door middel van het bijhouden van de cijfers. Monitor het aantal bezette werkplekken, houd de kosten bij en bewaak de budgetten.
Mindset
De nieuwe werkomgeving, of de thuiswerkplek, vraagt ook om een andere mindset. Een andere mindset van zowel de medewerkers als van de facilitaire organisatie. Afhankelijk van de strategie dient er invulling gegeven te worden en naar duidelijkheid t.b.v. de medewerkers en een passende minsdet creëren.
Als voorbeeld: werkgever X stimuleert thuiswerken van minimaal 2 werkdagen per week, maar wil wel graag dat de werknemers verbinding houden met elkaar. Hoe gaat je dit ondersteunen, welke faciliteiten zijn hiervoor belangrijk? Het eerder genoemde projectteam kan hier invulling aangeven. Hierdoor kan een prettige en passende werkplek gecreëerd worden die aansluit bij de wendbare strategie.
Ben je nieuwsgierig geworden naar deze aanpak of wil je graag hulp bij het invullen van een wendbare facilitaire organisatie? Neem dan gerust contact met me op, Dagmar Groot.
06-12041496 of kijk op de website www.ster-fm.nl