Iedereen die mij kent of met mij heeft samengewerkt, weet dat ik graag gestructureerd werk. Ik vind het daarom altijd fijn om aan het begin van een interim opdracht structuur aan te brengen. Tevens een van de 5 onderdelen van de STER FM methode.
Ik ga altijd op zoek naar informatie over de verschillende dienstverleningen. Te denken valt aan de budgetten, verschillende uitgaven, KPI’s, melding rapportages, bezetting, managementrapportages en ga zo maar door. Het lastige is dat deze informatie vaak op verschillende plekken én op verschillende wijze wordt aangeleverd. Enerzijds intern via de mail, server en via systemen zoals Exact, anderzijds via een portal van een leverancier waarop moet worden ingelogd. Vaak staat hier heel veel informatie bestaande uit meerdere tabbladen, overzichten en spreadsheets. Ik zie dan door de bomen het bos niet meer. Terwijl ik eigenlijk simpelweg wil weten; hoe sta ik ervoor op financieel gebied en wat betreft de kwaliteit van de diverse facilitaire dienstverlening?
Herkenbaar? Om die reden ben ik op zoek gegaan, samen met een junior facility professional (onderdeel van het Rising STER-traject) naar een passende oplossing. We hebben achter de schermen ruim een jaar lang gewerkt aan een dashboard specifiek gericht op Facility Management, genaamd: STER InSight!
We hebben gezocht naar een gebruiksvriendelijke, accurate en ook visueel aantrekkelijk dashboard.
Inzicht geeft overzicht!
De naam zegt het al; het geeft inzicht. Inzicht in de dienstverlening, de kwalitatieve afspraken zoals KPI’s, responsetijden, % duurzaamheid etc, etc. Maar ook inzicht in het financiële gedeelte zoals; budget versus werkelijk en versus voorgaande jaren. Wanneer er een verdieping gewenst is, kan er heel makkelijk specifiek per dienst of categorie extra informatie zichtbaar gemaakt worden. Met dit dashboard geven wij in één overzicht duidelijk en overzichtelijk aan hoe de (Soft) FM dienstverlening ervoor staat t.a.v. kwaliteit en financiën. Het overzicht wordt elke maand bijgewerkt inclusief een korte en objectieve analyse vanuit STER FM.
Deze tool is denk ik juist NU in deze tijd extra nuttig. De afgelopen periode zijn er door het Corona virus veel zaken in sneltreinvaart veranderd. Kantoren zijn (gedeeltelijk) leeg, processen zijn aangepast en thuiswerken is het nieuwe normaal. Hoe ga je straks te werk in deze nieuwe organisatie en omgeving? En wat kunnen we verwachten? Hoe lang blijft deze situatie van kracht? Kortom, er is en blijft nog een hoop onduidelijk en dat zal voorlopig nog wel zo blijven. Het enige wat duidelijk is, is dat je vooral nu extra goed in control moet zijn!
Ben je nieuwsgierig naar deze handige tool, neem gerust contact met ons op. We helpen je heel graag om in control te zijn en blijven! Klik hier voor meer informatie over de SiS-tool.
Auteur: Dagmar Groot